Deine Abläufe sind der Ausgangspunkt.
Ob du einen einzelnen Laden betreibst oder zusätzlich online verkaufst: Nicht jede Software im Betrieb ist automatisch eine Kasse. Gleichzeitig lässt sich die rechtliche Einordnung nicht am Namen der Software ablesen. Halte fest, welches System welche Vorgänge erfasst.
Die heutigen Kassenregeln gelten unabhängig vom geplanten Gesetz. Die Kassenpflicht ab 2028 behandeln wir nach dem aktuellen redaktionellen Stand als Regierungsentwurf. Aus deiner Branchenwahl allein leiten wir keine Pflicht und keine Ausnahme ab.
Vier Situationen, die du vielleicht kennst.
Kleines Geschäft mit offener Ladenkasse
Du nutzt eine Geldkassette und führst deine Aufzeichnungen außerhalb eines elektronischen Kassensystems.
Dein nächster Schritt: Prüfe die aktuelle Aufzeichnungspraxis mit deiner Steuerberatung. Für die geplante Kassenpflicht sind die maßgeblichen Jahresdaten entscheidend; die Ladenfläche und die Anzahl deiner Artikel beantworten diese Frage nicht.
Elektronische Kasse mit Warenwirtschaft
Deine Kasse ist mit einer Software für Bestand und Einkauf verbunden.
Dein nächster Schritt: Lass dir die Aufgaben der einzelnen Systeme erklären. Dokumentiere, wo der Verkauf abgeschlossen wird, wie Retouren erfasst werden und aus welchem System die relevanten Daten exportiert werden können.
Ladengeschäft mit zusätzlichem Onlineshop
Du verkaufst vor Ort und online. Manche Bestellungen werden im Laden abgeholt oder bezahlt.
Dein nächster Schritt: Beschreibe die Zahlungs- und Erfassungswege getrennt. Setze den Umsatz der Ladenkasse nicht ohne Prüfung mit dem für den Entwurf maßgeblichen Gesamtumsatz gleich.
Mehrere Filialen mit getrennten Kassen
Jede Filiale hat einen eigenen Tagesabschluss, alle gehören aber zu deinem Unternehmen.
Dein nächster Schritt: Stelle eine Liste der Betriebsstätten, Systeme und rechtlichen Einheiten zusammen. Ob und wie Umsätze zusammenzurechnen sind, muss anhand der Unternehmensstruktur geprüft werden.
Deine Vorbereitungsliste.
Du musst dafür noch keine Kaufentscheidung treffen. Diese Unterlagen und Fragen helfen beim Gespräch mit deinem Anbieter und deiner Steuerberatung.
- Kassen, Warenwirtschaft, Onlineshop und Kartenterminals mit ihren jeweiligen Aufgaben auflisten.
- Einen Verkauf, eine Retoure und eine Gutscheinabwicklung im vorhandenen System nachvollziehen.
- Zahlungswege bei Abholung, Versand und Zahlung im Laden beschreiben.
- Für jedes eingesetzte Kassensystem die verfügbaren TSE- und Meldungsunterlagen sammeln.
- Unternehmensstruktur und vorhandene Jahresunterlagen für die steuerliche Einordnung bereithalten.
Zwei Fragen für die richtigen Ansprechpartner.
Für deine Steuerberatung
Welche Umsätze unserer Verkaufswege und Filialen gehören bei der geplanten Regelung zu derselben unternehmerischen Einheit?
Für deinen Kassenanbieter
Wie werden Verkauf, Retoure und Gutscheinvorgänge nachvollziehbar erfasst, und welche Exporte können wir aus dem System bereitstellen?
Die rechtlichen Grundlagen hinter der Einordnung.
Für bestehende Aufzeichnungen sind insbesondere § 146 AO, für erfasste elektronische Kassensysteme § 146a AO und § 1 KassenSichV die Ausgangspunkte. Der konkrete Anwendungsbereich muss zum eingesetzten System passen.
Zum geplanten Gesetz verlinken wir die amtliche Verfahrensseite des BMF. Die Beispiele auf dieser Seite schaffen keine besonderen Branchen-Ausnahmen.
Deinen Verkaufsalltag einfacher organisieren.
Du möchtest Kasse, Artikel und Zahlungen zusammenbringen? Das moaby-Team bespricht mit dir, was deine vorhandene Ausstattung kann und was du ergänzen möchtest.
Mit moaby sprechenDiese Seite beschreibt ausgewählte Kassenthemen. Sie ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Quellen und redaktionellen Stand ansehen.